E-fakturowanie...Dokumentacja

Zapewnienie bezpieczeństwa danych

Jeśli chodzi o aspekt bezpieczeństwa naszych danych e-faktury mogą być zarówno wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, jednak musi istnieć warunek gwarantujący bezpieczeństwo. Na gwarancję autentyczności ich pochodzenia, jak również integralność treści które przedstawiają, istnieją dwie możliwości. Pierwszym ze sposobów jest zastosowanie przez wystawiającego podpisu elektronicznego. Takowy bezpieczny podpis jest weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Drugim ze sposobów jest wykorzystanie wymiany danych elektronicznych czyli tzw. EDI, zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Jednak tutaj musi być zachowany jeszcze jeden warunek, mianowicie zawarta umowa, która dotyczy tej wymiany, musi przewidywać stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Dokumentacja e-faktur

Aspekt prawny dotyczący tego w jaki sposób są przechowywane e-faktury dotyczy nie tylko tych dokumentów, które zostały wystawione, lecz także tych otrzymanych. Dokument elektroniczne należy przechowywać w taki sposób, aby na żądanie organów podatkowych lub kontroli skarbowej w taki sposób aby, była możliwość natychmiastowego, pełnego i ciągłego dostępu do nich drogą elektroniczną. W szczególności podatnik musi zapewnić możliwość ich udokumentowanego poboru i wykorzystania przez te organy. Podatnik w tym zakresie musi zadbać o przystępność ich wydruku, jak również zapewnienie dokumentacji odpowiedniej czytelności. Dokumentacja powinna się znajdować naturalnie na terytorium Polski, jednak istnieją pewne odstępstwa od tej reguły. E-faktury mogą być także przechowywane na terytorium innego państwa należącego do Unii Europejskiej. W tym aspekcie konieczne będzie wcześniejsze zawiadomienie o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego lub naczelnika urzędu celnego w zakresie podatku akcyzowego. jasne jest to, że należy konkretnie sprecyzować kraj w którym przechowywane są e-faktury. E-faktury, które zostały przesłane droga elektroniczną muszą być przechowywane także w formie elektronicznej. To jest istotne, wówczas gdy dokument zostanie wydrukowany. Albowiem faktury nie można wydrukować i skasować, co więcej dokument nie może być w jakikolwiek sposób modyfikowany, dzielony czy przekształcana jego treść. Forma dokumentu ma odpowiadać dokładnie temu w wersji wydrukowanej. Dzięki temu istnieje podstawa gwarantująca autentyczność ich pochodzenia, integralność treści, oraz czytelność przez cały okres przechowywania. Uciążliwe są też wymogi w zakresie przechowywania faktur. W praktyce dla małych firm jest to po prostu nieopłacalne. Obawiają się też kontroli ze strony organów podatkowych. Niektórzy przedsiębiorcy przesyłają więc niezabezpieczone pliki w formacie PDF zwykłą pocztą elektroniczną. Po wydrukowaniu stają się one normalną fakturą papierową. Warto ich jednak zachęcić również do przechowywania faktur w formie elektronicznej, poprzez uproszczenie regulacji i klarowne wyjaśnienie zakresu wymogów prawnych.